ファイル共有の社内間での活用

ファイルの共有は、社内間、区切られた部署内では、有効に働く場合があります、例えば営業職の社員が何人かいたとして、それぞれの担当する会社が決まっていたとします。

基となるフォーマットを統一しておき、各担当の会社名、部署名などをあらかじめ入力しておいてもらいます。

これらを共有して、社内間で見ることができるようにしておけば、問い合わせや注文が来た時に、誰かに代わりに対応してもらったり、留守なので改めて返事をするとか、ひとまずの対応をすることができます。
もちろん、対応結果は入力しておく必要がありますし、相手側に待ってもらっている時などは、本来の担当者にメールなどで次対応を依頼しておくと、より確実です。

気をつけることはファイルのフォーマットは全員同じものにしておくことでしょう、全く同じ形式であれば、切り貼りがスムーズにできますし、入力時のミスを減らすこともできます。


ファイル共有の利点は、権限をあらかじめ決めておくことで、リアルタイムで全員が同じ情報を見ることができることです。

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保存場所を決めておくことで、情報はどこにあるかを探す必要もありませんし、権限を決めておくことで、関わりの少ない部署には閲覧のみ、といった使い方もできます。



あるいは、保存場所をあらかじめ決めておくことで、社内回覧板のような役割を持たせることもできます、メールで概要を関係者に知らせておき、詳しくは、**ファイル参照下さい、など記入しておくと、一般的回答をやりとりする手間と時間を減らすことも可能です。

ファイル共有の導入にまつわる情報をまとめています。

状況に合わせた活用を考えてみることで業務スピードを上げることも可能かと思われます。